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【よくある質問】講習の申込者と受講者は異なっても大丈夫ですか

2025.02.03

お問い合わせの件、簡単に回答いたします。
【質問】 講習の申込者と受講者は異なっても大丈夫ですか
【結論】 申込者と受講者は異なっても大丈夫です

実際そのようなケースはよくあります。たとえば総務部、人事部等の担当者からの申し込みをし、受講者は異なるという件です。その際に、登録メールアドレスを担当者にされるケースが多いです。登録メールアドレスは一つですが、受講者のメールアドレスを登録いただいても、もちろん構いません。
 
さて、多くは申込者が自身のメールアドレスを登録されるケースがほとんどであるため、そのケースに絞って以下にもう少し詳しく説明します。

申込者が自身のメールアドレスを登録することには、メリットとデメリットがあります。

 
メリットは受講者の一括管理ができることであり、担当部署がすべて管理頂けることです。特に複数の社員が講習を受ける予定がある場合は、メリットが大きいと思われて、このスタイルを取る会社様が一定数あります。
 
一方、デメリットは担当部署の方が、その都度受講者に情報共有する手間が発生することです。
 
以上を踏まえですが、弊社からメールで連絡する内容をあらためて整理します。
 
申し込み時に登録していただいたメールアドレスへの連絡は以下の3件です。

1)申し込み時の自動返信メール(受講票メールと呼んでます)
2)オンライン開催の案内メール(受講日の約1週間前に送信します)
3)講習終了後、受講証明書が「送信完了」したことの通知メール
 
以上です。
 
一方、当日講習の最後に理解度確認試験があります。オンライン開催の場合、受講者は試験をオンラインで受けますが、その場で回答をこちらが指定したメールアドレスに対して、自身のメールアドレスから送信をして回答を提出します。
 
このメールアドレスが、上述した申し込み時の担当者様の登録メールアドレス
と異なる場合があります。(それ自体は全く問題はありません。)
 
講習の当日、受講者にはその場で説明していますが、試験の回答を提出された際に使用された自身のメールアドレスに対して、講習の当日中に合格の通知とともに受講証明書を送ります。(もちろん試験に不合格された場合も、同様にご連絡します。)
 
つまり、受講者様は確実にその日中に受講証明書を自身のメールアドレスで受領されます。必要があれば、受講者様は社内の申込者(受講者と申込者が異なる場合)に対して受講証明書を後に転送するなど共有されていらっしゃる可能性はございます(会社によりけりです)。
 
以上が弊社と申込者及び受講者のメールのやり取りに関する詳細となります。
 
いうまでもありませんが、申し込み者と受講者が一致している場合は、一つのメールアドレスですべて完結します。
 
申し込み者と受講者が異なる場合は、申し込み者と受講者間で情報共有を必要に応じてしていただくことになります。
 
本講習へのお申し込み時のご登録メールアドレスは情報管理の観点から1つのみとなります
 
以上、詳しく流れを説明させて頂きました。登録メールアドレスについては、結論としてはどちらでもよろしいかと思います。(弊社からは特に要望はございません。)
 
最後に、講習費のお申し込み者が受講者とは異なるケースもよくありますが、もし受講者が所属する会社からの振込ではなく、別会社や特定の別個人からの振込をされる場合、どの受講者の受講料を振り込まれているかが特定できなくなる場合があるため、必ず振込者が異なる旨をお知らせください(お申し込み時の特記事項として書くか、別途ホームページのお問い合わせから連絡してください)。
 
同様な理由で、申し込み時に所属される会社名の登録をせず、その後に会社名で振り込みをされた場合、受講者と会社との紐づけができない場合があるため(振込時の特記欄に受講番号や受講者名等が記載されていれば照合可能)、受講申し込み時は、原則所属する会社名(受講料の振込予定者は特に)の登録をお願い致します。
 
一般社団法人国際キャリア支援機構
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